Dlaczego warto wyposażyć biuro w sejf i o czym pamiętać przy jego wyborze?

Sejfy to doskonały sposób na bezpieczne przechowywanie obiektów o dużej wartości. Mimo iż we współczesnym świecie zdecydowana większość dokumentacji istnieje w formie cyfrowej, a gotówka jest sukcesywnie zastępowana przez jej elektroniczny odpowiednik. To i tak większość biur może znaleźć zastosowanie dla sejfu w swoim inwentarzu.

Dlaczego warto wyposażyć biuro w sejf?

 Bezpieczeństwo

Praktycznie w każdym biurze znajdują się ważne dokumenty, takie jak umowy, faktury lub polisy ubezpieczeniowe. Ich właściwa ochrona często jest kluczowa dla poprawnego działania całej organizacji. Zwykła szafka na dokumenty może okazać się niewystarczającym rozwiązaniem, gdyż nie eliminuje ryzyka zabrania wartościowych papierów, ani nie chroni ich przed potencjalnym pożarem. Umieszczenie dokumentów w sejfie do gwarancja ich bezpieczeństwa i skuteczna ochrona przed kradzieżą i uszkodzeniem.

Odpowiednie przechowywanie gotówki

Powszechną praktyką jest przechowywanie gotówki w biurze przed wpłaceniem jej na konto bankowe, szczególnie w organizacjach, które często operują fizycznym pieniądzem. Trzymanie gotówki w sejfie ma dwie zalety; pierwszą jest oczywiste bezpieczeństwo takiego rozwiązania, a drugie to jasno wyznaczone miejsce przechowywania pieniędzy.

Łatwiejsza organizacja

Mimo digitalizacji i cyfryzacji, papierowa dokumentacja wciąż jest szeroko gromadzona przez firmy każdego typu. Zadbanie o prawidłowy przebieg i przechowywanie fizycznych dokumentów wymaga sporo czasu i wysiłku, podobnie jak zorganizowanie szybkiego dostępu do pojedynczych dokumentów. Umieszczenie najbardziej istotnych materiałów w sejfie pomaga utrzymać porządek w biurze. Ryzyko zagubienia istotnych dokumentów w stercie pozostałych akt, nie będzie już realnym problemem.

Kontrola dostępu

Otwarcie każdego sejfu wymaga znajomości unikalnej kombinacji, więc przyzwolenie na dostęp do jego zawartości jest zależny od udostępnienia danego szyfru. To bardzo prosty i skuteczne sposób na ścisłą kontrolę dokumentacji lub innych obiektów przechowywanych w sejfie. Jedynie wąskie grono upoważnionych do tego osób, będzie w stanie mieć z nimi fizyczny kontakt.

Maksymalna ochrona

Posiadanie sejfu w biurze to najlepsza metoda zabezpieczenia cennych obiektów przed włamaniem. Nawet jeśli włamywacz zdoła przedostać się do wnętrza placówki organizacji, to w większości przypadków nie będzie w stanie zabrać zawartości sejfu. W przypadku montaż sejfu ściennego lub podłogowego, jego obecność może zostać nawet niezauważona.

Jak wybrać sejf do biura?

Poziom ochrony

Pożądany poziom bezpieczeństwa, z pewnością powinien znaleźć się na pierwszym miejscu kryteriów w wyborze właściwego sejfu. Warto zastanowić się na tym, jakie obiekty będą trzymane w sejfie i jaki stopień ochrony będzie dla nich wystarczający. Opcją godną uwagi są modele oferujące zabezpieczenie przed wysoką temperaturą i pożarami.

Docelowa lokalizacja

Miejsce usadowienia sejfu biurowego także jest istotnym czynnikiem wartym przemyślenia. Lokalizacja sejfu pod biurkiem, w ścianie lub w podłodze to najbardziej zalecane praktyki, jednak nie zawsze możliwe. Wybór miejsca na sejf ma duży wpływ na rodzaj modelu, który zostanie wybrany.

Rozmiar

W zależności od tego, jakie obiekty będą trzymane w sejfie, może istnieć różna potrzeba wymiarów tego zabezpieczenia. Ilość przechowywanej dokumentacji, gotówki lub innych przedmiotów także jest ważna. Kupno zbyt dużego sejfu może okazać się uciążliwe, a sejf który jest pozostawiony na widoku nie może być na tyle mały, aby móc go łatwo wynieść razem z jego zawartością. Wybór rozmiaru sejfu jest w dużej mierze powiązany z miejscem jego lokalizacji.